Die HR Digitalisierungsexperten Marco Klein, Head of HR Services der TRUMPF Gruppe, und Holger Jungk, hkp/// group Partner und Autor der Studie HR Drives Digital, berichten vom Weg der TRUMPF Gruppe zum digitalen Champion und erläutern, worauf es vor allem bei der Implementierung eines neuen HR-Systems ankommt.

Herr Klein, Ihr Unternehmen gehört nach Erkenntnissen der Studie HR Drives Digital zu den digitalen Champions. Vor welchen Herausforderungen stand Ihr Unternehmen zu Beginn der Digitalisierung von HR?
Marco Klein:
Bei der Digitalisierung unserer Personalfunktion war ganz klar der Aufbau eines einheitlichen, zentralen und integrierten HR-Systems die größte Herausforderung. Zu viele Systeme von zu vielen Anbietern liefen parallel und hielten den Anforderungen an ein einheitliches globales System nicht stand.
Holger Jungk: Allerdings ist TRUMPF damit nicht allein. Die geschilderte Problematik sehen wir in vielen Unternehmen. Hinzu kommt, dass oft in kurzen Implementierungszyklen eine große Anzahl von Personalstammdaten in ein zentrales System verfrachtet werden soll; zusätzlich verbunden mit der Anforderung, dass das alte Core-System ab- und ein neues aufgebaut werden muss. Parallel müssen in der Implementierungsphase auch noch andere Prozesse und Systeme kontinuierlich angepasst und verbessert werden.

Und wie hat es TRUMPF letztlich geschafft, diese Herausforderungen zu überwinden?
Marco Klein: Statt dem zuvor verfolgten Ansatzes „best of breed“, bei dem für jede Anwendung das optimale Tool zur Anwendung kommt, haben wir uns für den „best of suite“ Ansatz entschieden. Dabei haben wir viele Kriterien in die Betrachtung zur Entscheidung eines geeigneten Tools einfließen lassen. So zählten für uns ein mobiler Zugang, die User Experience, eine zentrale Plattform für Personaldaten, die einfache Integration von weiteren Daten, die Anbindung an andere Prozesse und die Zukunftsfähigkeit des Systems zu den wichtigsten Anforderungen.
Holger Jungk: Diese Herangehensweise und Anforderungen illustrieren, warum TRUMPF zu den digitalen Champions unserer aktuellen Studie gehört. Sie spiegeln genau das wider, was einen hohen Reifegrad in der internen HR Digitalisierung hinsichtlich der infrastrukturellen Rahmenbedingungen ausmacht: Es existiert ein einheitliches globales HR-IT System, welches einen hohen Deckungsgrad zwischen Funktionsumfang und den Anforderungen des Unternehmens aufweist.

Wenn Sie mit anderen Unternehmen, die noch am Anfang der HR-Digitalisierung stehen, Erkenntnisse Ihrer digitalen Reise teilen könnten, welche wären dies?
Marco Klein: Eine zentrale Erkenntnis war die hohe Bedeutung der Führungskräfte. Diese stehen mit dem digitalen Wandel sofort im Mittelpunkt des Geschehens und sind das A und O für eine funktionierende Implementierung, vor allem auf kultureller Ebene. Deswegen erfahren auch unsere Führungskräfte in Präsenztrainings was es bedeutet, digital führend zu sein. Hier lernen sie unter anderem, warum Digitalisierung und speziell Digitalisierung in HR so wichtig ist, wo die komplexen Herausforderungen liegen etc. Sie erhalten so einen komplett anderen Blick auf die gesamte Thematik und HR.
Holger Jungk: Die digitale Kultur im Unternehmen ist enorm wichtig. So wird dieser Punkt in der Studie HR Drives Digital nicht von ungefähr als einer von neun Treibern zur Bestimmung des digitalen Reifegrads von Unternehmen identifiziert. Gerade in der Kombination mit der Befähigung von Führungskräften und Mitarbeitern, spielt diese Thematik eine zentrale Rolle.

Herr Klein, wie wurde der neue Prozess dann letztlich von den Mitarbeitern angenommen und wie geht es für die TRUMPF Gruppe im Hinblick auf die Digitalisierung weiter?
Marco Klein: Der neue Digitalisierungsprozess kam bei unseren Mitarbeitern sehr gut an. Da der Umgang mit digitalen HR-Prozessen durch vergangene Projekte schon bekannt war, haben sie die Umstellung manchmal nur punktuell bemerkt. Beispielsweise liefen Lern- und Entwicklungsprozesse ohne funktionale Veränderungen lediglich über eine neue technische Plattform. In den nächsten Jahren wollen wir ganz klar den Grad der Digitalisierung weiter ausbauen, zum Beispiel auch Chatbots und Co. einsetzen, um bei der Implementierung von internen HR-Prozessen zu unterstützen.

Was können Unternehmen neben der Stärkung ihrer Führungskräfte noch tun, um die interne Digitalisierung voranzutreiben? Wie können Unternehmen schnell und effizient loslegen?
Holger Jungk:
Wer sich erst einmal einen wissenschaftlich fundierten Überblick über diese Thematik einholen möchte, ist mit unserem aktuellen Report zur Studie HR Drives Digital auf dem besten Weg. Wer noch tiefer in das Thema eintauchen und vor allem auch Informationen erhalten möchte, wie das eigene Unternehmen im Vergleich zu anderen Wettbewerbern in der Digitalisierung dasteht, der kann den entsprechenden Fragebogen der Studie bearbeiten und von unseren Spezialisten auswerten und analysieren lassen, wie es um den Reifegrad der internen HR Digitalisierung des eigenen Unternehmens steht. Anhand dieser Daten können wir wiederum dabei unterstützen, einen unternehmensindividuellen digitalen Fahrplan zu entwickeln, um in einem ersten Schritt den Begriff Digitalisierung für das Unternehmen zu definieren - mit dem Ziel, konkrete Handlungsempfehlungen abzuleiten.

Herr Klein, Herr Jungk, vielen Dank für das Gespräch!

 

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