Deine Aufgaben:

Als Empfangsassistenz (m/w/d) bei der hkp/// group bist Du Teil eines siebenköpfigen Assistenz-Teams und arbeitest eng mit dem Office Management, dem Marketing und unseren Partner-Assistenzen zusammen. Serviceorientiert und organisationsstark übernimmst Du die Verantwortung für alle Abläufe eines professionellen Empfangs.

• Du bist erster Ansprechpartner für unsere nationalen und internationalen Gäste und zuständig für ihren Empfang, die Betreuung und ihre Bewirtung.
• Du hast die Raum- und Parkplatzreservierungen für unsere Gäste im Blick und bist zuständig für die Anmeldung unserer Besucher.
• Du kümmerst dich, in enger Abstimmung mit unserem Marketing, um alle Servicetätigkeiten im Rahmen von Meetings, Veranstaltungen/Kundenevents. Dazu gehören die Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume, die technische Ausstattung, das Eindecken und Aufräumen sowie die Bestuhlung der Räumlichkeiten.
• Du bist zuständig für das Annehmen und Weiterleiten von Telefonaten in deutscher und englischer Sprache.
• Du bearbeitest die Ein- und Ausgangspost inkl. Kuriersendungen.
• Du überwachst und kontrollierst die gesamten hkp/// Räumlichkeiten, sorgst für reibungslose Abläufe und steuerst – wo nötig – unsere Dienstleister, wie z.B. Büroreinigungsfirmen, Techniker, Facilitymanager.