Ohne eine moderne IT-Ausstattung ist effiziente Personalarbeit heute nur noch schwer vorstellbar. Zahlreiche Personalprozesse bzw. administrative Tätigkeiten in den Personalkernprozessen binden häufig enorme Ressourcen. Dabei haben sich die Anforderungen der Kunden von HR in den letzten Jahren stark verändert: Erwartet werden eine höhere Leistungsvielfalt sowie stärker strategisch-beratende Tätigkeiten im Sinne der Business-Partner-Rolle. Um diese Erwartungen zu erfüllen, sieht sich die Personalfunktion gefordert, administrative Kapazitäten zu reduzieren und entsprechende Freiräume zu schaffen. Dies ist ohne eine Verschlankung und Harmonisierung der Personalprozesse und deren IT-Unterstützung kaum möglich.

Die Herausforderung
Der Markt für personalspezifische Standard-Software ist stark fragmentiert. Die beiden größten Anbieter haben zusammen einen Marktanteil von lediglich ca. 25 %.
Daneben existieren trotz fortschreitender Marktkonsolidierung zahlreiche kleinere Anbieter hochspezialisierter Lösungen.
Zudem setzen die meisten Hersteller betrieblicher HR-Standard-Software heute auf Cloud-Lösungen. Dies erhöht einerseits den Handlungsdruck auf Unternehmensseite. Zum anderen bringt es aber auch zusätzliche Dynamik in den Markt, da sich diese Lösungen deutlich leichter in bestehende IT-Architekturen einbinden lassen.

Unternehmen stehen somit vor der Herausforderung, in einem unübersichtlichen und zugleich volatilen Markt, der sich technologisch im Umbruch befindet, eine HR-IT-Lösung zu finden,

  • die die eigenen fachlichen Anforderungen abdeckt,
  • dabei innovativ und zukunftsfähig ist,
  • die geringsten technischen Hürden bei der Implementierung aufweist und
  • sich kostengünstig einführen und betreiben lässt.
Eine adäquate technische Unterstützung der HR-Tätigkeiten und -Prozesse leistet einen entscheidenden Wertbetrag, das veränderte Rollenverständnis und die Neuausrichtung der Personalfunktion zu unterstützen.

Holger Jungk, Partner hkp/// group


Der hkp/// group Ansatz bei der Auswahl von HR-Standard-Software
Die hkp/// group hat mit Blick auf Software-Auswahlprozesse ein strukturiertes Vorgehen in fünf Phasen entwickelt, das Schritt für Schritt die Anzahl möglicher Anbieter reduziert, um schließlich kriterienbasiert die Leistungsportfolios der relevanten Lösungen detailliert einander gegenüberzustellen.
Ziel ist es, möglichst effizient eine belastbare und transparent hergeleitete Entscheidung für einen Software-Anbieter treffen zu können und in den Preisverhandlungen die Marktsituation bestmöglich ausnutzen zu können.
Im Folgenden werden die Prozessschritte beispielhaft anhand der Auswahl einer Talent Management Suite skizziert.

Schritt 1: „Best-of-Suite“ vor „Best-of-Breed“
Bei der Einführung von Talent-Management-Lösungen verfolgen die meisten Unternehmen einen sogenannten „Best-of-Breed“-Ansatz, nach dem sie sich jeweils für die Lösung entscheiden, die fachseitig den höchsten Abdeckungsgrad ausweist. Es gibt dabei kein Präjudiz für einzelne Hersteller.
Problematisch wird dieser Ansatz meist, wenn Prozesse viele Schnittstellen aufweisen und so zu hohem IT-Aufwand führen. Zudem sinkt die Kundenakzeptanz, wenn Eingabemasken in Aufbau und Logik beispielsweise bei der Buchung eines Online-Trainings (Learning) oder der Bewerbung auf eine interne Stelle (Recruiting) unterschiedlich sind.
Bei einer „Best-of-Suite“-Strategie dagegen wird die Nutzung und Bedienbarkeit der Anwendung durch ein einheitliches Design aller Module erleichtert. Fachliche und technische Schnittstellen zwischen den Modulen sind bereits vorhanden und erlauben eine einfachere Implementierung. Grundsätzlich ist dieser Ansatz aufgrund geringerer Komplexität zu empfehlen – immer vorausgesetzt, die fachlichen Anforderungen lassen sich abdecken.
Moderne Talent Management Suites werden meist als Cloud-Lösungen entwickelt. Diese bieten eine Reihe von Vorteilen, insbesondere bei Implementierungs- und Innovationsgeschwindigkeit, Skalierbarkeit, Integration in eigene IT-Architekturen sowie im Betreiberaufwand. Allerdings lassen sie sich nur in geringem Ausmaß an kundenindividuelle Anforderungen anpassen.
In puncto Datenschutz und Datensicherheit ist zu klären, dass Server der Anbieter in Europa stehen, sodass europäisches Datenschutzrecht zur Anwendung kommt. Zudem betreiben viele Hersteller erheblichen Aufwand, um die Datensicherheit zu gewährleisten, beispielsweise durch die tägliche Simulation von Hackerangriffen. Letztlich können so Daten bei einem spezialisierten Cloud-Anbieter teilweise besser vor missbräuchlichen Zugriffen geschützt sein als im eigenen Unternehmensumfeld.

Schritt 2: Passung zu den Anforderungen des Unternehmens
Die Passung zwischen unternehmenseigenen Anforderungen und der IT-Lösung ist erfolgsentscheidend. Allerdings sind die Leistungsportfolios von Talent Management Suites sehr unterschiedlich und längst nicht jeder Anbieter weist eine holistische Abdeckung aller Personalkernprozesse auf.
Ein Unternehmen, das intern beispielsweise innovative Lernformen anbieten möchte, sollte bei der Auswahl einer Talent Management Suite darauf achten, dass das Modul Learning im Quervergleich zu anderen Lösungen sehr gut abschneidet. Die Liste der Anbieter lässt sich durch einen Vergleich der Module des Gesamtportfolios der Hersteller mit den fachlichen Anforderungen leicht reduzieren.
In dieser Phase wird demnach jedes relevante Modul hinsichtlich seines Leistungsumfangs auf Basis externer und interner Leistungseinschätzungen analysiert. So kann im Rahmen des Software-Auswahlprozesses bereits früh eine Differenzierung herbeigeführt werden.

Schritt 3: Analysten-Einschätzungen und hkp/// group Markterfahrung
Im nächsten Schritt wird die Liste der passenden Lösungsanbieter auf die der zu empfehlenden reduziert. Hierzu werden Einschätzungen externer Analysten (Gartner, IDC, Forrester etc.) zu Kriterien wie Innovations- und Zukunftsfähigkeit, Marktpositionierung, strategischer Ausrichtung etc. herangezogen.
Allerdings ist der Analyseumfang externer Analysten allein nicht ausreichend. Oftmals werden hier lokale Anbieter, die überzeugende Lösungen und sehr guten Support anbieten, zu niedrig bewertet.
Die hkp/// group bringt in diesen Bewertungsprozess ein weites Spektrum an eigenen Markt- und Kundenerfahrungen ein. Dies erlaubt deutlich exaktere Einschätzungen.

Abbildung 1: Illustrative Darstellung eines Angebotstrichters im Rahmen des hkp/// group Auswahlprozesses für eine Talent Management Suite

Schritt 4: Beauty Contest
Die weiter in der Auswahl befindlichen Anbieter erhalten die Möglichkeit, ihre Lösungen in einem Präsenztermin vorzustellen. In diesen Präsentationen sollte der Fokus auf der Beschreibung von konkreten Fallbeispielen – sogenannten Use Cases – liegen, die dedizierte Prozessabläufe beschreiben. Diese werden im Termin begutachtet, um einen Gesamteindruck der Lösung zu erhalten, der bei einer Demonstration einzelner Funktionalitäten häufig verloren geht.
Diese Phase im Auswahlprozess kann ebenfalls genutzt werden, um einen sogenannten Konfigurations-Workshop mit den Anbietern durchzuführen. Hierzu werden die Prozessanforderungen besprochen. Nach ca. drei Wochen werden die umgesetzten Ergebnisse live am System demonstriert. Anbieter mit der besten Umsetzung dieser Anforderungen werden weiter betrachtet.
Diese agile Bewertungsmethodik lässt sich allerdings nur mit Cloud-Lösungen durchführen, da diese lediglich konfiguriert werden, also kein Customizing bzw. keine kundenspezifische Programmierung benötigt wird.
Eine detaillierte Vergleichsbetrachtung der Anbieter ist meist sehr aufwändig und sollte daher aus Effizienzgründen erst stattfinden, wenn deren Anzahl weiter reduziert wurde.

Schritt 5: Detaillierung der Anforderungen und Preisverhandlung
Auch wenn es fachseitig möglicherweise schon klar erkennbare Tendenzen gibt, sollten mindestens zwei Anbieter in der finalen Runde betrachtet werden. Je glaubhafter die verbliebenen Kandidaten in einer echten Wettbewerbssituation stehen, desto attraktiver werden die Konditionen für Lizenzen, Miete und/oder Implementierung.
Die Experten der hkp/// group bringen an dieser Stelle eigene Erfahrungswerte und Marktpreise aus vergleichbaren Projekten ein, die dem Einkauf als Orientierungsrahmen dienen können.
Spätestens in dieser Phase ist es erforderlich, die eigene IT einzubinden. Auch von Seiten des Datenschutzes und der Mitbestimmung muss, sofern noch nicht erfolgt, die Zustimmung eingeholt werden. Mit den HR-Verantwortlichen sind in dieser Phase alle fachseitig offen gebliebenen Fragen abschließend zu klären.
Eine detaillierte Gegenüberstellung der einzelnen Funktionalitäten, Freiheitsgrade und Konfigurationsmöglichkeiten ist unerlässlich, um eine Lösung auszuwählen, die die aktuellen sowie künftigen Fachanforderungen abdecken kann.

Fachlicher Anforderungsgrad IT-Anforderungen Kosten
Passung zu fachlichen Anforderungen Stammdatenpflege in der Talent Management Suite

Nutzungsabhängiges Pricing

Bewertung der User Interfaces Skalierbarkeit der Lösung Investitionssicherheit
Leistungsportfolio des Anbieters (Implementierung bis Wartung) Hersteller-Support während der Umsetzung Kosten für die Implementierung

Abbildung 2: Exemplarische Kriterien zur Bewertung der HR-IT Software-Anbieter

Darum hkp/// group
Die Experten der hkp/// group unterstützen Unternehmen bei der effizienten Gestaltung des Software-Auswahlprozesses. Durch ein strukturiertes Vorgehen, praxiserprobte Templates, Best-Practice-Beispiele und Marktpreise kann der individuelle Auswahlprozess deutlich beschleunigt werden und letztlich zum gewünschten Ergebnis führen.
Das schrittweise Vorgehen sichert eine belastbare und nachvollziehbare Entscheidungsbasis. Die Unterstützung während dieser sehr wichtigen Projektphase

  • verbessert die Verhandlungsposition des Einkaufs,
  • reduziert die Kosten für Lizenzen und Implementierung teils deutlich und
  • hilft den Fachabteilungen, die richtigen Fragen zu stellen.

Dabei schauen die erfahrenen hkp/// group Berater auf entsprechende Projekterfahrungen in verschiedenen Branchen zurück. Internationale Banken wie auch Global Players aus Industrie und Handel wurden von uns in Software-Auswahlprozessen auf Basis des skizzierten Vorgehens erfolgreich betreut sowie bei der Entscheidung für eine einheitliche HR-IT-Software herstellerneutral beraten.

Die hkp/// group begleitet Unternehmen umfassend in Auswahlprozessen für HR-IT und HR-Software und stellt neben einem effizienten Ablauf sicher, dass Anforderungen von HR, IT und Einkauf entsprochen wird. Dabei beraten wir herstellerunabhängig und mit dem Ziel des höchsten Kundennutzens.

Johannes Brinkkötter, Partner hkp/// group

 

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